Lennusadama valmimisega sai Eesti Meremuuseum juurde hulgaliselt IT vahendeid ja keeruka infrastruktuuri. Et hoida kokku uue süsteemi juurutusaega ja -kulusid, otsustas Eesti Meremuuseum võtta kasutusele Microsoft Office 365, mille jaoks pole vaja teha alginvesteeringut. Office 365 juurutus sujus tänu Ateale ettearvatult hästi ning Eesti Meremuuseum hindab koostööd Ateaga konstruktiivseks ja professionaalseks. Teenuse osas väärib kindlasti märkimist töökindlus, mis on siiani olnud 100%.
Enne Office 365 kasutuselevõttu ei olnud 110 töötajaga Meremuuseumis kasutusel ühistöö- ega serverilahendust, ainus ühine rakendus oli raamatupidamisprogramm VERP. Kuna muuseumi koosseisu kuuluvad mitmed allasutused, kasutati väga erinevaid e-postilahendusi (WWW, Outlook, Mozilla Thunderbird jpt); Paksus Margareetas kasutati Microsoft Office 2010 kontoritarkvara, Lennusadama IT infrastruktuur ehitati üles nullist.
Kõik algas Lennusadamas testmeeskonna moodustamisega, kes kasutas kolm kuud Office 365 tasuta prooviversiooni. Seejärel võeti vastu otsus juurutada Office 365 ja valiti välja paketid E1 ja E3, milles sisalduvad pilvepõhine e-post, ühiskasutuses olevad kalendrid, meeskonnatöö veebisait, Office Web Apps, 24/7 telefonitugi jpm. Lähteülesandega pöörduti Atea poole. “Atea spetsialistid kolisid erinevates meiliserverites olevad postkastid pilve ja seadistasid esimeses etapis töökohad Lennusadamas. Kuna Lennusadama töötajate kogemus Office 365 kasutamisel oli väga positiivne, otsustati ka Paksu Margareeta töökohad Microsofti pilveteenusesse kolida,“ ütleb Eesti Meremuuseumi tehnika- ja haldusjuht Tiit Poller. Kogu organisatsiooni üleminek pilveteenusele toimus kahes etapis ja võttis aega kõigest kaks päeva. Protsess oli hästi ette valmistatud ning koostöö Ateaga oli konstruktiivne ja professionaalne.
Atea kliendihalduri Katrin Pinki sõnul nõuab teenuse seadistamine kogemust ja praktikat: “Kõige aeganõudvam on erinevatest süsteemidest postkastide pilve kopeerimine. Õnneks on see kasutajate jaoks märkamatu ega takista tööd, sest kolimine toimub taustal.“
Office 365-le ülemineku tulemusena on Meremuuseumis igapäevaselt kasutusel Exchange’i põhised ühistöövahendid: ühiseid dokumente hallatakse SharePointi failiteekidega; isiklikke töödokumente hoitakse SharePointi personaalsetel saitidel; sisekommunikatsioonis on kasutusel SharePointi meeskonnatöö sait, mida pidevalt edasi arendatakse. Office 365 kasutamine võimaldab Eesti Meremuuseumil kokku hoida IT infrastruktuuri kuludelt, kuna vaja ei ole majasisest meiliserverit, andmemajutust, varundusteenust ega -tarkvara – teenused on kolitud pilve ning kohalikke servereid pole vaja osta ega hallata.
Oluliselt paranes ka kasutajate haldus. Organisatsioonile, millel puudub Active Directory, on Office 365 suurepärane kasutajate haldamise vahend. Eesti Meremuuseumis kasutavad Office 365 teenuseid administratsioon, kogude osakond, teadusosakond, programmide osakond, turundusosakond ja sadam. Tänu uue süsteemi juurutamisele saavad nad nüüd kõiki Office 365 teenuseid kasutada ka väljaspool kontorit – mobiiltelefoni, tahvelarvuti ja veebiliidese abiga.