Tartu turg on Lõuna-Eesti hinnatuim kauplemiskoht nii väiketootjatele kui ka kvaliteeti ja värskust hindavale kliendile. Turu toimimise eest seisab kontoris hea 6 inimest, kelle koostööd ja liikuvat tööstiili peavad toetama asutuse IT-süsteemid. Seetõttu otsustati võtta kasutusele Microsoft Office 365, mis sobib täpselt meeskonna nõudmistega ning on parim turul olev lahendus. Tarkvara kasutuselevõtmisel valiti koostööpartneriks Atea.
„Eeskätt olime huvitatud toimivast ja mobiilse seadmega sünkroni-seeritavast e-postist, jagatavast kalendrist ja ülesannete kesksest haldusest. Lisaks oli ettevõttel vaja mõistlikku ühtset dokumentide haldamise keskkonda,” kirjeldab Tartu turu juhataja Ivo Tombak meeskonna vajadusi, millega Atea poole pöörduti.
Projekt tõmmatigi käima ja esimeste sammudena alustati olemasoleva taristu hindamisest. „Selgitasime välja, millised arvutid on kasutusel, kas neil on juba olemas MS Office kontoritarkvara, missugune on kasutatav meiliprogramm, milline on hetkel kliendi kasutatav lahendus ning kui keeruliseks osutub andmete viimine pilvekeskkonda,” selgitas Atea Pre Sales Technical Consultant Heiki Tähis.
Tähis lisab, et sarnase, igas suuruses ettevõttele sobiva lahenduse juures tulevadki mängu nüansid. „Kliendi esialgne soov võib tunduda lihtne, kuid süsteemi juurutamisel on väga oluline alustaristu olukord, juba kasutusel olev tark- ja riistvara ning see, kuidas kõik see juurutatava süsteemiga sobitub,” toob Tähis välja põhjuse, miks on parem pöörduda isegi pealtnäha lihtsa projekti puhul IT-partneri poole, kes oskab kõigile aspektidele tähelepanu juhtida. „Nii saab süsteemi maksimaalselt ettevõtte kasuks tööle panna,” lisab Tähis.
Projekti arenedes soovitatigi kliendi esialgsetele vajadustele lisaks meiligruppe ja lisapostkaste, mis tundusid meeskonnale kasulikud tööriistad. Samuti selgus, et välja tuleb vahetada 3 arvutit, mis oleksid suurema jõudlusega ja tagaksid kasutajatele tõrgeteta töö.
Juurutusportsess kestis kuu aega. Kasutusele võeti Office 365 meiliteenus, ühiskalender ja keskne ülesannete haldus, mis laseb tegevusi märkida nii endale kui ka teistele meeskonnaliikmetele. Kõigil töötajatel on nüüd Skype for Business, mis annab vahetu suhtlusvõimaluse isegi siis, kui inimesed ei asu koos ühes kontoris. Tarkvarapaketid kombineeriti Business Essentialsi ja Business Premiumi võimalustest, vastavalt sellele, kas kasutajatel oli MS Office tarkvara juba eelnevalt olemas või mitte.
Atea esindaja Heiki Tähis toob Tartu turu projekti juures veel esile hea ettevalmistuse: „Klient oli vajadused kaardistanud ning tänu sellele saime pakkuda lahendust, mis on optimaalne ja parim. Vähem oluline ei ole seegi, et ettevõtte meeskond tegi kiiresti vajalikud muudatused, et tarkvara saaks maksimaalselt rakendada ja täidaks oma eesmärki.”
„Kaasaegse tarkvara kasutuselevõtt ja vananenud kontoritehnika väljavahetamine ühel ajal tagab meie meeskonnale ajakohased töövahendid, mis on väga olulised heade töötulemuste saavutamiseks,” selgitab Tombak. Ta lisab, et sarnase lähenemise juures on võimalik ka kulusid optimeerida ning neid paremini planeerida: „Ainuüksi Skype for Business lubab meil kokku hoida telefonikõnede ja tasuliste virtuaalkoosolekute pealt.” Tombak lisab veel, et tarkvara kasutades on tekkinud juba mõtteid Office 365 teiste võimalustega tutvumiseks. „Plaanis on lähemalt uurida Sharepointi kohta,” lisab Tombak.
